Introdução 

Por meio da definição de políticas de compliance, a organização não só garante sua conformidade com essas diretrizes (internas e externas), como também estabelece medidas e formas de controle para identificar e tratar quaisquer desvios ou ações fora da conduta ética esperada em todas as áreas: financeira, fiscal, contábil, ambiental, administrativa, trabalhista, etc.

Mais do que uma ferramenta de controle, no entanto, o compliance é essencial para que a empresa possa se consolidar no mercado, uma vez que, ao estar em conformidade, ela mostra sua predisposição a atuar dentro dos limites éticos e legais.

As políticas de compliance têm o objetivo de identificar, tratar e, preferencialmente, evitar práticas ilegais ou que firam o código de conduta ética da empresa. 

No contexto atual, elas estão intimamente relacionadas à prevenção e ao combate à corrupção.

Assim, essas políticas visam a definir de forma clara e objetiva as medidas, controles, procedimentos e rotinas com o objetivo de garantir que a legislação e as políticas internas da companhia sejam cumpridas.

Políticas de compliance  

Políticas de compliance são conjuntos de procedimentos e controles internos sobre temas específicos, que destacam as intenções e direcionamentos da organização quanto ao assunto sobre o qual interessam, com finalidade de dar resposta a riscos identificados em avaliações de riscos. 

Atuam como guias, com princípios e direcionamentos a respeito de uma questão específica, constituindo normas de orientação do funcionamento da organização ou unidade.

Servem como um panorama dos objetivos do sistema de gestão de compliance, transparecendo o compromisso da organização com os requisitos estabelecidos nas normas internas, assim como o engajamento em relação ao melhoramento contínuo do programa de compliance.

As políticas devem estar disponíveis como um documento informativo, serem escritas em linguagem acessível e compreensível por todos, ser traduzida para outras línguas se for necessário, ser amplamente divulgada, atualizada de forma periódica, para que seja relevante.

Políticas de compliance na área da saúde

Na área da saúde podemos destacar as políticas de brindes e de relacionamento com profissionais de saúde, que definem as condições permitidas de interações entre os médicos e a indústria, importadores ou distribuidores de produtos. A fim de evitar levantar suspeitas sobre a parcialidade nas indicações aos pacientes, desconfiança sobre a responsabilidade dos profissionais com o seu compromisso com o bem-estar do paciente, essas interações precisam seguir regras escritas e claras.

Em alguns estados do Brasil, como em Minas Gerais que possui a Lei nº 22.440 de 2016, há a imposição regulamentar de relatar à secretaria de saúde os benefícios concedidos por parte da indústria farmacêutica aos profissionais de saúde e hospitais. É uma medida de estímulo à transparência e ao controle social, que dá direito à população de acesso aos relatórios com dados do que foi fornecido a cada profissional da área da saúde, visando avaliação de possíveis conflitos de interesse.

É também altamente recomendável uma política que institua procedimentos de compra, regulando a forma de se fazer a cotação e analisando a idoneidade e sustentabilidade dos possíveis vendedores. As regras para aquisição de insumos reduzem a pessoalidade nos vínculos, implementam procedimentos de monitoramento dos fornecedores e prestadores de serviços externos. 

Também imprescindível na área da saúde é a política sobre privacidade dos dados pessoais dos pacientes. A Lei nº 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, conceitua os dados relativos à saúde como dado pessoal sensível, promovendo um regime mais pesado para o tratamento dessas informações.

Como exemplo mencionamos o profissional que atua entregando as refeições para os pacientes em um hospital, onde o mesmo tem acesso às recomendações da equipe médica e nutricionistas quanto às suas restrições alimentares, já que essas informações ficam dispostas nas fichas de controle e entrega da alimentação e são consideradas informações sensíveis pois refletem sobre as condições de saúde do titular, permitindo inferir o tipo de doença que ele possui. 

Outro exemplo é sobre os profissionais técnicos de enfermagem que são responsáveis por administrar medicamentos prescritos, tendo acesso ao prontuário médico, onde estão informações sensíveis. A política de gestão deve traçar procedimentos estabelecendo a melhor forma de eliminação ou arquivamento de documentos, a fim de evitar incidentes que exponham os pacientes. Assim como a política deve evidenciar a importância de resguardar a privacidade e intimidade, vedando comportamentos que possam ferir direitos e acarretar em multas.

Benefícios das políticas de compliance

A implantação de uma política de compliance se reflete em uma série de benefícios diretos e indiretos. Entre eles:

• Melhoria na análise e gestão de riscos, com a adoção de processos mais abrangentes e criteriosos;
• Aprimoramento dos processos de segurança de dados e de prevenção e identificação de fraudes;
• Criação de um ambiente de transparência e confiança;
• Consolidação de uma imagem positiva junto ao mercado e à sociedade;
• Minimização de prejuízos financeiros e reputacionais em virtude de punições legais e suas consequências, como interrupção das atividades e publicidade negativa;
• Retenção de talentos e atração de novos investidores, parceiros e clientes.

Essa implementação se faz necessária pelos motivos:

Redução de problemas legais

A implantação de uma política de compliance mantém a empresa em conformidade com as leis e normas às quais está exposta. 

Essas diretrizes munem a organização com as ferramentas necessárias para identificar falhas e desvios e corrigi-las prontamente. Com isso, reduz-se o risco de multas e autuações pelos órgãos reguladores e possíveis consequências judiciais em função de negligência ou complacência.

Estabelecimento de regras de conduta

Por meio das políticas de compliance, a empresa deixa claro para todos os seus colaboradores o que se espera deles em termos éticos e de transparência. 

Aliadas ao código de conduta, essas diretrizes deixam claro o que é permitido e o que é proibido dentro da empresa, além de orientar os funcionários sobre como agir ao se deparar com atos que atentem contra esses preceitos.

Construção de boa reputação e credibilidade

Ao reafirmar seu compromisso com a ética e afastar-se de qualquer comportamento ilegal, a organização consegue criar um ambiente para manter talentos, ganhar a confiança de fornecedores e conquistar novos clientes.

A empresa que cumpre suas obrigações legais e regulamentares pode usar isso a seu favor, fortalecendo sua boa reputação perante o mercado e o público. 

Retenção de talentos

Um dos objetivos que uma política de compliance deve buscar é a proteção dos colaboradores da empresa. Ao criar um ambiente que preza pela transparência e ética, a equipe tende a se sentir mais segura e considerar que trabalha em uma organização justa e profissional. Isso aumenta as chances de manter os talentos na empresa e conquistar novos colaboradores com menos esforço. Afinal, todo profissional deseja atuar em uma empresa sólida e de boa reputação.

Atualização constante

Quando uma empresa implanta políticas de compliance, é necessário que ela se mantenha em constante atualização com novas legislações e exigências que possam surgir e adeque seus processos. Um exemplo é a recente Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que exigiu das organizações um esforço para cumprir as novas regras para o tratamento de dados dos seus clientes.

Negociações com empresas maiores

Empresas que têm políticas de compliance bem definidas abrem as portas para negociações com companhias maiores, que buscam parceiros íntegros e que compartilhem os mesmos ideais éticos. Via de regra, a preocupação com fatores como combate à corrupção e prevenção à lavagem de dinheiro é mais urgente em empresas de grande porte. 

Essas organizações não buscam apenas garantir a conformidade internamente, como exigem isso de seus parceiros de negócios. 

Melhora na governança corporativa

A política de compliance é um dos alicerces da governança corporativa, sobretudo em empresas de setores altamente regulados, como bancos e outras instituições financeiras. 

Isso porque as políticas preveem normas e outras regulamentações internas da empresa, deixando clara a estrutura organizacional e as responsabilidades por cada um dos determinados problemas.

Prevenção de erros 

A falta de uma política de compliance está relacionada a um número mais elevado de erros. Afinal, sem uma diretriz clara sobre como agir e/ou quais regras seguir, torna-se mais fácil tomar uma decisão equivocada. Isso pode levar à necessidade de retrabalho e gerar prejuízos, não só financeiros como também de produtividade.

A política de compliance deve caminhar em conjunto com a cultura da empresa, visando a aprimorar os pontos relacionados à ética e ao cumprimento da legislação. Para tanto, é importante realizar um diagnóstico e entender quais são os valores, hábitos e costumes da organização. Isso porque os colaboradores serão submetidos a novas exigências e medidas de controle.

Por fim, o trabalho de comunicação e incentivo será essencial para que as pessoas compreendam a necessidade da política e se comprometam com as diretrizes estipuladas, principalmente em seguir o Código de Ética.

Em resumo

A política de compliance é a forma como as empresas buscam assegurar uma atuação ética e transparente em todos os seus níveis hierárquicos. É esse conjunto de diretrizes que vai ajudar a organização a manter-se alinhada às leis, normas e regras. Tem como objetivo estabelecer as principais diretrizes e responsabilidades relacionadas à função de conformidade (compliance), visando disseminar a prática por todos os níveis da empresa, demonstrando a importância do atendimento aos normativos regulatórios, aos normativos internos e ao Código de Conduta Ética, para fins de gerenciamento dos riscos de integridade.